Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die technische Bereitstellung, Lizenzverwaltung und eigenen Betriebsdaten ist die adebar GmbH, Neuer Wall 80, 20354 Hamburg, vertreten durch die Geschäftsführerin Anne Horstmann. E-Mail: info@adebar.de.

Waterkant.Hamburg ist eine Marke der adebar GmbH. Diese Hinweise gelten für BilderLotse auf smartmedia.waterkant-ki.de sowie für Zugänge über waterkant.hamburg, waterkant-ki.de, waterkantki.de und die eingebettete Nutzung in Microsoft Teams.

Soweit BilderLotse operative Fachdaten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, ist regelmäßig der jeweilige Kunde Verantwortlicher und die adebar GmbH Auftragsverarbeiter. Einzelheiten richten sich nach der vertraglichen Vereinbarung und gegebenenfalls einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

2. Zweck und Funktionsumfang des Tools

BilderLotse dient der strukturierten Aufnahme, Prüfung, Verschlagwortung, Freigabe und Ablage von Bild- und Videodateien.

Je nach Setup erfolgt die Nutzung als Web-App, eingebettete Ansicht oder als Microsoft-Teams-Tab mit automatischer Anmeldung per Teams-SSO.

3. Verarbeitete Daten

Bei der Nutzung können insbesondere Datei-Metadaten, Upload-Notizen, Tagging-Informationen, Freigabestände, Personenbezüge, technische Protokolldaten sowie Teams-/Microsoft-Identitätsdaten verarbeitet werden.

Bei Teams-SSO oder Microsoft-Login verarbeiten wir außerdem die übermittelten Identitätsdaten wie Name, E-Mail-Adresse, Tenant-Zuordnung und technische Token-Metadaten zur Authentifizierung und Zugriffskontrolle.

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung zur Bereitstellung, Lizenzierung und Authentifizierung erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sicherheits-, Protokoll- und Missbrauchsschutzdaten verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Für die Verarbeitung operativer Medien- und Personendaten im Kundentenant legt der jeweilige Kunde die einschlägigen Rechtsgrundlagen fest.

5. Anmeldung und Zugriffskontrolle

Die Anmeldung kann je nach Konfiguration über Microsoft Entra ID, über Teams-SSO oder als Fallback per E-Mail-Code erfolgen. Zugangstoken werden nicht im Klartext im Browser gespeichert.

Zur Absicherung gegen Missbrauch setzen wir technische Schutzmechanismen wie Rate-Limits, tenantgebundene Sitzungstoken und serverseitige Prüfungen ein.

Für die Sitzung können technisch notwendige Cookies oder lokale Browser-Speicher eingesetzt werden. Sie dienen der Anmeldung und Zugriffssicherung, nicht der werblichen Profilbildung.

Anbieter der eingesetzten Microsoft-Dienste ist Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Soweit Daten in Drittländer übermittelt werden, gelten die gesetzlichen Voraussetzungen und geeigneten Garantien.

6. Speicherung im Kundentenant

Bei tenantbezogenen Premium-Setups werden operative Fachinhalte einschließlich Dateien und Metadaten in der Regel im Microsoft-365-System des Kunden gespeichert, insbesondere in SharePoint und OneDrive/Drive-Strukturen des jeweiligen Kundentenants.

Für diese im Kundensystem abgelegten Inhalte bleibt der jeweilige Kunde datenschutzrechtlich für seine eigenen Prozesse verantwortlich, insbesondere für Rechtsgrundlagen, Zugriffsverwaltung, Informationspflichten und Löschkonzepte.

Die Anwendung greift nur im technisch und vertraglich vorgesehenen Umfang auf diese Daten zu. Soweit die adebar GmbH dabei Daten weisungsgebunden für den Kunden verarbeitet, erfolgt dies nach den Regelungen zur Auftragsverarbeitung.

7. Technischer Betrieb

Die App wird als Webanwendung über Vercel betrieben. Dabei fallen übliche Server- und Protokolldaten an, die zur Bereitstellung, Stabilität, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich sind. Anbieter ist Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA.

Zur datenschutzärmeren Reichweiten- und Leistungsanalyse kann Vercel Web Analytics eingesetzt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage der gesetzlichen Voraussetzungen und geeigneter Garantien.

8. Kontakt- und System-E-Mails

E-Mail-Codes, Freigaben und andere transaktionale Nachrichten werden ausschließlich zur Authentifizierung oder zur Bereitstellung der gebuchten Funktionen versendet. Der Versand erfolgt in tenantbezogenen Setups grundsätzlich über den konfigurierten Microsoft-365-Tenant.

9. Speicherdauer

Technische Protokoll- und Sitzungsdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Sicherheit, Support und Fehleranalyse erforderlich ist. Für Medien und Metadaten im Kundentenant gelten die vom Kunden festgelegten Aufbewahrungs- und Löschfristen.

10. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im gesetzlichen Umfang insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Soweit Daten im Kundensystem verarbeitet werden, ist regelmäßig der jeweilige Kunde die erste Anlaufstelle.

11. Beschwerderecht

Es besteht das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für die adebar GmbH ist insbesondere der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern, Schloss Schwerin, Lennéstraße 1, 19053 Schwerin, erreichbar.